Сучасний світ — це зона підвищеної турбулентності. І IT-сферу зараз лихоманить не менше за інші галузі. Щорічний приріст IT-сектору в Україні, на жаль, тільки зменшується. У 2024-ому році показник впав на 8,5%. Щоб витримати складний період, IT-сектор має бути уважним до всього, зокрема, й до закупівельних витрат.
І хоча 80% бюджету в IT-бізнесі припадає на оплату співробітникам, а лише 20% – на інші витрати; все це значні кошти. Особливо це відчувають великі компанії. Наприклад, такі як Microsoft. Так, нещодавно компанія анонсувала Microsoft Supply Chain Platform, яка допомагає організаціям використовувати програми AI та SaaS на єдиній платформі. У рамках платформи Microsoft також представила Microsoft Supply Chain Center, призначений для роботи з існуючими даними та додатками ланцюга постачання. Гендиректор Microsoft Сатья Наделла говорить, що нова платформа ланцюга постачання компанії полегшить кризу постачань за рахунок об’єднання даних та штучного інтелекту.
Кваліфікований менеджер, технології чи, все ж, аутсорс
Насправді, з організацією закупівель усе доволі просто: якщо немає налагодженої системи та фахових спеціалістів, витрати швидко виходять з-під контролю. Водночас, покладатися лише на технології для оптимізації процесу закупівель — недостатньо. Ефективність досягається лише тоді, коли сучасні інструменти застосовують досвідчені професіонали. У цьому контексті чудовим рішенням може стати аутсорсинг закупівель у поєднанні з подальшою автоматизацією. Особливо актуально це сьогодні, коли знайти кваліфікованого категорійного менеджера стає дедалі складніше.
Звісно, якщо закупівлі не є ключовим напрямком діяльності компанії, утримувати повноцінний відділ — це часто економічно недоцільно. Один із найбільш ефективних способів оптимізації закупівельної функції — це якраз аутсорсинг. Він став справжнім глобальним трендом і впевнено використовується як гігантами на кшталт Microsoft, так і нашими компаніями, які прагнуть ефективності та прозорості в бізнес-процесах.
IT-закупівлі на аутсорсі в Україні вже демонструють вдалі результати
Тож, “Чи є приклади вдалої оптимізації IT-закупівель в Україні?” — спитаєте ви. Так, вже є.
Кейс SoftServe
Декілька років тому відома компанія SoftServe запустила web-портал, покликаний покращити взаємодію із постачальниками. Ми (маю на увазі команду IPSM) допомогли замовнику окреслити больові точки; зробили аудит процесу взаємодії компанії з постачальниками та управлінні контрактами. І обрамленням наших спільних зусиль стало створення web-порталу, покликаного мінімізувати ризики бізнесу, спростити життя співробітникам та покращити їх взаємодію із постачальниками у майбутньому.
Цей сервіс покликаний допомогти компанії на етапі пошуку підрядників, аналітики та первинної взаємодії з постачальником, його скринінгу. Портал для SoftServe став частиною нового, більш сучасного погляду на закупівлі.
Таким чином, компанія SoftServe отримала готовий конкретний інструмент – портал для потенційних постачальників, який став обрамленням оновленого образу функції закупівель компанії: більш прозорого і сталого. Великий потенційний бонус роботи порталу: можливість використання отриманої інформації від постачальників для роботи з партнерами і подальшого більш чіткого прогнозування, зменшення можливих помилок у прийнятті рішень.
Як на мене, організація управління функцією закупівель, є логічним етапом розвитку IT-компанії. Недостатньо просто впровадити діджитальну систему управління відносинами з постачальниками або електронний торговий майданчик і вважати, що процес закупівель у вас повністю налагоджений і прозорий. Це лише частина успішної роботи.
Кейс Ciklum
За власним досвідом можу сказати, що витрати, наприклад, на офісні стандартні меблі в іншому нашому кейсі для компанії Ciklum скоротилися на 13,6%; адміністративні операційні витрати (Admin OPEX) – на 17%. А в підсумку – це десятки мільйонів гривень на рік.
Кейс компанії «Дарниця»
Ще цікавим для IT-компаній може стати приклад оптимізації у компанії «Дарниця». Тут ми пройшли шлях від проєкту до впровадження повноцінної Категорійної стратегії та допомогли в імплементації SAP S/4HANA.
Розпочинаючи трансформацію закупівельної функції, ми знали, що підготовка бізнес-процесів перед впровадженням SAP S/4HANA — критично важлива. SAP базується на міжнародних стандартах, тож адаптація наявних процесів була необхідною умовою для ефективної імплементації. Аудит бізнес-процесів виявив слабкі місця, зокрема, неприйнятні умови оплати постачальникам. Впровадження Категорійного менеджменту дозволило поділити закупівлі на стратегічні й операційні, і побудувати процеси на основі чіткого функціонального розподілу. Фасилітаційна сесія залучила топ-менеджмент і команду закупівельників до створення нової моделі. У результаті — спільне бачення і підтримка змін зсередини. Ключем до успіху тут стала довіра, глибока експертиза і фасилітаційний підхід, що допоміг подолати внутрішній спротив і змінити мислення команди. Результат: завдяки проєкту СЕО компанії ухвалив рішення про трансформацію, побачивши потенціал економії та підвищення ефективності. Наприклад, у підкатегорії “Фольга” ми отримали вражаючу економію у 32%, а в інших категоріях від 7 до 27%. Це засвідчує, що новий Категорійний підхід надав можливість створити більшу цінність для компанії, ніж навіть очікувану.
Оптимізація закупівель відкриває IT-бізнесу нові можливості
Якщо говорити про IT-компанії, то лише завдяки більш ефективному управлінню закупівельними категоріями можна досягти близько 15% економії. А для тих бізнесів, які раніше взагалі не приділяли уваги побудові закупівельних процесів, потенціал економії на стартових етапах може бути ще вищим. Окремо варто згадати про аутсорсинг — він стабільно знижує витрати на закупівлі й водночас дозволяє компаніям зосередитись на своїх ключових бізнес-пріоритетах.
IT-компанії, що вже мають налагоджені цифрові процеси, чіткі дорожні карти розвитку та використовують аналітичні можливості, які відкриває штучний інтелект, значно краще підготовлені до різних викликів — від глобальних криз до локальних потрясінь. Такий бізнес здатен швидко оцінити ситуацію, своєчасно адаптувати стратегію, оперативно змінити постачальників і бачити повну картину ризиків та можливостей.
